UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE LAS AMÉRICAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PROFESOR: LIC. HERNÁN ALFONSO VARGAS RAMIREZhvargasr@edu.uia.ac.cr
SEMANA 4 Y 5
TEMA 4
TEMA 4
PRIMERA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN
2. PREMISAS
Las políticas también podrían ser planes, ya que son declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones.
Establecen acciones específicas necesarias, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Son el tipo de plan más simple. Ej: NO FUMAR. La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción debe o no seguirse. Las reglas son diferentes a las políticas en que estas últimas tiene el propósito de guiar, en tanto que las reglas no permiten discreción en su aplicación.
6. PROCEDIMIENTOS.
Planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras. Son guías para la acción, detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.
7. PROGRAMAS.
Son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignación de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso de acción determinado, por lo común cuentan con el apoyo de un presupuesto designado a ello.
8. PRESUPUESTOS.
PLANEACIÓN
La planeación es una de las cinco funciones básicas de la administración.
Al diseñar un ambiente para el desempeño efectivo y funcional de los individuos que trabajan en grupo, la tarea principal de un administrador es asegurarse de que todos comprendan el proyecto a realizar y los objetivos del grupo, así como los métodos para alcanzarlos.
La planeación incluye seleccionar proyectos y objetivos y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos, requiere toma de decisiones, es decir, elegir una acción de entre varias alternativas. Los planes proporcional un enfoque racional para alcanzar objetivos preseleccionados. También implica con fuerza la innovación gerencial. La planeación cierra la brecha de dónde estamos y a dónde queremos ir.
La planeación consiste en seleccionar proyectos y objetivos, así como las acciones para lograrlos, lo cual requiere toma de decisiones, es decir elegir una acción entre varias alternativas.
• La administración sin planeación no tiene razón de ser, toda vez que sin objetivos específicos que lograr y estrategias para alcanzarlos, la organización, la dirección y el control se vuelven innecesarios o carentes de un sentido práctico.
• También es importante señalar que la planeación y el control son inseparables, se les conoce como los gemelos siameses de la administración.
• En conclusión, la planeación es el proceso de establecer lo que la organización quiere lograr en el futuro, por medio de la misión y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, políticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.
La planeación y el control son inseparables, los gemelos siameses de la administración. Cualquier intento por controlar sin una buena planeación no tiene sentido, pues no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección que quieren a menos de que primero estén seguros de adónde quieren ir. De esta manera, los planes aportan los estándares de control.
La planeación:
SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUÉ DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS ¿CÓMO DEBE HACERSE?
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
La planeación:
SE OCUPA DE LOS FINES: ¿QUÉ DEBE HACERSE?
SE OCUPA DE LOS MEDIOS ¿CÓMO DEBE HACERSE?
ES UN PROCESO CONTINUO QUE REFLEJA LOS CAMBIOS DEL AMBIENTE ALREDEDOR DE LA EMPRESA.
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
HERRAMIENTAS DE LA PLANEACIÓN
1. Proyectos o propósitos. " Misión y visión".
La Misión o propósito identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación organizada tiene, o al menos debería tener, si es que tiene sentido, una misión o propósito.
La Misión o propósito identifica el propósito básico, función o tareas de una empresa o dependencia o cualquier parte de ellas. Todo tipo de operación organizada tiene, o al menos debería tener, si es que tiene sentido, una misión o propósito.
Idea de una cosa que se piensa hacer y para la cual se establece un modo determinado y un conjunto de medios necesarios.
2. PREMISAS
Las premisas de la planeación son las condiciones previstas en que operan los planes, incluyendo supuestos o pronósticos sobre las condiciones futuras que afectarán la operación de los planes. La técnica más conocida para elaborar las premisas es el F.O.D.A. ( D.A.F.O.), con ello identificamos las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, mediante el análisis del ambiente interno y externo de la empresa.
3. OBJETIVOS O METAS
Son los fines hacia los cuales se dirige la actividad. La planeación, la organización, el personal, la dirección y el control están dirigidos.
4. ESTRATEGIAS
Se define como la manera de determinar los objetivos básicos a largo plazo dentro de una empresa y la implantación de cursos de acción y asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas.
5. POLITICAS - REGLAS
Las políticas también podrían ser planes, ya que son declaraciones o entendimientos generales que guían o canalizan el pensamiento en la toma de decisiones.
Establecen acciones específicas necesarias, las cuales no permitirán que existan desviaciones. Son el tipo de plan más simple. Ej: NO FUMAR. La finalidad de una regla es reflejar una decisión gerencial de que cierta acción debe o no seguirse. Las reglas son diferentes a las políticas en que estas últimas tiene el propósito de guiar, en tanto que las reglas no permiten discreción en su aplicación.
6. PROCEDIMIENTOS.
Planes que establecen un método necesario para el manejo de actividades futuras. Son guías para la acción, detallan la manera precisa de cómo deben realizarse ciertas actividades.
7. PROGRAMAS.
8. PRESUPUESTOS.
Es un informe de los resultados esperados, lo cual se expresa en términos numéricos, se le puede llamar plan "cuantificado", el presupuesto puede expresarse en términos financieros, en términos de horas laborales, unidades de producción u horas máquina, o en cualquier término numéricamente.
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
1- Principio de contribución al objetivo: Todos los planes tienen que ser elaborados en función de los objetivos de la empresa.
2- Principio de primacía de la planeación: Indica que la planeación precede a todas las demás funciones administrativas.
3- Principio de eficacia de los planes: Indica que todos los planes deberán generar más beneficio en su relación con los costos.
4- Principio de adhesión al objetivo. Los objetivos deben tener significado y ser atractivos para los miembros de la empresa.
5- Principio de flexibilidad: Con este principio se establecen los márgenes de tolerancia aceptable.(atribuibles a hechos inesperados en un plan de trabajo).
6- Principio de cambio de ruta: Bajo este principio se establece la revisión de los planes y su reelaboración en caso de que así se requiera, para el cumplimiento de los objetivos.
PASOS DE LA PLANEACION -PROCESO BASICO
1. Atención de oportunidades: A la luz de: mercado, competencia, deseos de los clientes, nuestras fortalezas, nuestras debilidades.
2. Establecimiento de objetivos o metas: Dónde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuando.
3. Consideración de premisas de planeación: ¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes?
4. Identificación de alternativas: ¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?
5. Comparación de alternativas con base en las metas propuestas: ¿ Qué alternativas nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?
6. Elección de una alternativa: Selección del curso de acción que seguiremos.
7. Formulación de planes de apoyo: Con planes para: compra de equipo, compra materiales, contratación y capacitación de empleados, desarrollo de un nuevo producto.
8. Conversión de planes en cifras mediante la realización de presupuestos: Desarrollo de presupuestos como: volumen y precio de ventas, gastos de operación necesarios para los planes, inversión en bienes de capital.
TIPOS DE PLANEACIÓN
Toda organización planifica en función de los diferentes tipos de planeación: Estratégica, Táctica y Operativa. Para cumplir los objetivos de la empresa, estas se diferencian en su contenido, tiempo y amplitud de los planes, así como el alcance y grado de incertidumbre en que se realiza.
LA PLANEACIÓN TRADICIONAL(Tactica y Operativa)
ES DIFERENTE A LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA
PLANEACIÓN PLANEACIÓN
Táctica y Operativa Estratégica
TIEMPO Mediano y corto plazo Largo plazo
COSTO Costo moderado Costo alto
ALCANCE Una área determinada Toda la empresa
La Administración estratégica tiene diversas definiciones, una de ellas se refiere al arte, la técnica y la ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones, a través de las actividades que realizan las empresas para alcanzar sus objetivos.
La Administración Estratégica busca la integración de la Alta dirección, de las unidades de línea como: Finanzas, del Marketing, de la Producción, de la Administración y de otras áreas. Las actividades de la Administración (Dirección) Estratégica se realizan con la participación de todos los integrantes de la Organización y de sus niveles jerárquicos. La Administración (Dirección) Estratégica se refiere a la Formulación, Implementación y Evaluación de la Estratégica. En tanto que el Planeamiento Estratégico, se refiere solo a la Formulación Estratégica.
. Una estrategia es un patrón de acciones y de distribución de recursos que se ha diseñado para alcanzarlas metas de la organización.• La estrategia que implementa una organización es un intento de equiparar sus habilidades y recursos con las oportunidades que se encuentran en el ambiente externo; fuerzas y debilidades.• Es la declaración formal de la alta dirección- estrategias• Qué guía a una organización• Para cumplir sus proyectos o propósitos
La naturaleza y el propósito de estrategias y políticas en función de la planeación estratégica Estrategia: Determinación de la misión o propósito y los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, seguida de la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar esas metas. Por lo tanto, los objetivos son parte de la formulación de la estrategia.
Políticas: Declaraciones o comprensiones generales que guían el pensamiento de los gerentes en la toma de decisiones. Su esencia es la discreción.
La planeación estratégica está inserta en el proceso de administración estratégica.La administración estratégica es el proceso que implica a gerentes de todas las partes de la organización en la formulación e implementación de metas estratégicas y estrategias.La planeación estratégica requiere del análisis de las debilidades y fortalezas internas, así como de las oportunidades y amenazas del Ambiente Externo, conocido como FODA.
ADEMAS TENEMOS QUE TOMAR EN CUENTA: 1. Factor crítico de éxito, es aquella “oportunidad” que si no se aprovecha en el momento pertinente puede ocasionar trastornos al sistema.2. Actitud distintiva, es aquella “fortaleza” que caracteriza al bien y/o servicio.
COMPONENTES DEL PROCESO DE LAADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA
1. Identificar la misión, los objetivos y las estrategias actuales de la organización.2. Analizar el ambiente3. Analizarlos recursos de la organización4.Identificarlas oportunidades y amenazas externas.5.Identificarlas fortalezas y debilidades internas.6.Revalorarlas misiones y objetivos de la organización.7.Formularestrategias8. Implementar estrategias.9. Evaluar resultados
Este proceso consta de nueve etapas, de las cuales las primeras siete corresponden a la planeación estratégica, la octava a la implementación y la novena a la evaluación.
Paso 1: Identificarla misión, los objetivos y las estrategias actuales.
• La misión(propósito)::Es el enunciado que expresa la razón de ser de la organización y permite conocer la naturaleza del negocio (sus bienes y servicios). El gerente debe saber cuáles son los objetivos y estrategias que la empresa está siguiendo actualmente a fín de alcanzar su misión.
• La visión estratégica: Va más allá de la misión declarada y proporciona una perspectiva respecto a la dirección de la empresa yen lo que se ha convertido la organización.
• Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una actividad .Constituyen el plan básico de la empresa.
• Estrategia: Determinación del propósito o la misión y los objetivos básicos a largo plazo. La adopción de cursos de acción, así como la asignación de recursos necesarios para alcanzarlos propósitos.
Paso dos: Analizar el ambiente externo presente y futuro.
. Se debe realizar una evaluación precisa y profunda del ambiente externo en función del macro ambiente y el ambiente competitivo de la empresa, teniendo claro sus diferentes componentes de cada uno de ellos.
Paso tres: Analizarlos recursos de la organización.• Conlleva en analizarlos diferentes recursos con los que cuenta la organización, como lo son:• Recursos humanos.• Recursos financieros.• Recursos físicos y/o estructurales.• Recursos tecnológicos.• Materiales y suministros.
Paso cuatro: Análisis de fuerzas y debilidades internas.
• Este paso se deriva del análisis de los recursos y consiste en identificar aquellas áreas internas que representan los puntos fuertes y débiles de la organización.• Se procede a identificarlas oportunidades y amenazas que el ambiente proporciona a la empresa.• Se evalúan las fuerzas y debilidades de las áreas funcionales de la organización. (Ejemplo:: inventario de las capacidades y recursos de la organización y sus niveles de desempeño generales y funcionales).
Paso cinco: Identificar las oportunidades y amenazas• Analizado el anterior paso, se procede a identificarlas oportunidades y amenazas específicas que el ambiente proporciona a la empresa.• Las personas con intereses en la empresa son grupos e individuos que afectan y son afectados por el logro de la misión, las metas y las estrategias de la organización. Son los diferentes componentes del macro ambiente y el ambiente competitivo• El análisis ambiental incluye aspectos como la situación macroeconómica y los factores tecnológicos.
Paso seis : Revalorarlas misiones y objetivos de la organización.En función del análisis diagnóstico FODA, se debe establecer con claridad ,si tanto la misión– visión, objetivos– metas, deben ser revalorar o fortalecidas en función de la competitividad en que se enfrenta la organización en su medio ambiente.
Paso siete : Formular estrategias.• Elaborados y conocidos los objetivos estratégicos de la organización, se procedea formularlas estrategias para llevar los a cabo. Entre las importantes están la formación de equipos de trabajo, el diseño de un mecanismo que permita a los equipos participar en las toma de decisiones acerca de su trabajo operativo, en el desarrollo de nuevos procedimientos para la elaboración de nuevos proyectos de trabajo; entre otros, aspectos.
Paso ocho: Implementar estrategias.
. Este paso, corresponde a la implementación, o puesta en marcha de las estrategias después de su formulación con el fin de no perder la visión diagnóstica planteada,así como el diseño futuro deseado. . La estrategia debe estar apoyada por decisiones sobre la estructura adecuada de una organización, tecnología, recursos humanos, sistemas de recompensas y deinformación, cultura de la organización y estilo de liderazgo.. En la misma forma que la estrategia de la organización debe adecuarse al ambiente externo, también debe adaptar los múltiples factores responsables de su ejecución.
Paso nueve : EvaluarresultadosEste paso corresponde a la evaluación de resultados, parciales y finales, de las estrategias ya implementadas. Sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de diseñar controles estratégicos que permitan realizar una evaluación periódica de los avances en la implementación de las estrategias.
Un sistema de control estratégico está: diseñado para apoyar a los gerentes en la evaluación del avance de la empresa con respecto a su estrategia y para corregir discrepancias.
LA MATRIZ F.O.D.A.ES UNA HERRAMIENTA MODERNA PARA EL ANALISIS DELA SITUACIÓN DE LA EMPRESA PARA LA TOMA DE DECISIONES.
. Marco conceptual para un análisis sistemático.• Facilita la “comparación” entre Amenazas con Oportunidades y Fortalezas con Debilidades.• Punto de partida del modelo son las amenazas.• Las compañías hacen la planeación estratégica como resultado de crisis, problemas o amenazas.
PARA COMPRENDER MEJOR LA MATRIZ FODA
COMO PRESENTAR UNA MATRIZ FODA DE MANERA ENTENDIBLE
CUATRO VARIABLES ESTRATEGICAS
JERARQUIA DE LAS ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA
ESTRATEGIAS GENÉRICAS
Estrategia general de liderazgo de costos: Busca reducir los costos de operación, lo que redundará en la posibilidad de ofrecer un menor precio de venta a los clientes y producirá, asimismo mayores ventas y utilidades acumuladas. El objetivo es que una compañía tenga una estructura de bajo costo comparada con sus competidores.
• Estrategias de diferenciación: La compañía que sigue una estrategia de diferenciación intenta ofrecer algo único en la industria en términos de productos y servicios.
• Estrategia enfocada: La compañía que adopta una estrategia enfocada en grupos de clientes especiales, una línea de productos en particular, una región geográfica específica, u otros aspectos que se vuelven punto focal de los esfuerzos de la empresa. En lugar de atender todo el mercado con sus productos y servicios., la empresa puede darle importancia a un segmentos específico del mercado.
Paso 1: Identificarla misión, los objetivos y las estrategias actuales.
• La misión(propósito)::Es el enunciado que expresa la razón de
ser de la organización y permite conocer la naturaleza del negocio
(sus bienes y servicios). El gerente debe saber cuáles son los
objetivos y estrategias que la empresa está siguiendo actualmente
a fín de alcanzar su misión.
• La visión estratégica: Va más allá de la misión declarada y
proporciona una perspectiva respecto a la dirección de la empresa
yen lo que se ha convertido la organización.
• Objetivos: Son los fines que se persiguen por medio de una
actividad .Constituyen el plan básico de la empresa.
• Estrategia: Determinación del propósito o la misión y los objetivos
básicos a largo plazo. La adopción de cursos de acción, así como
la asignación de recursos necesarios para alcanzarlos propósitos.
Paso dos: Analizar el ambiente externo presente y futuro.
. Se debe realizar una evaluación precisa y profunda del ambiente externo en función del macro ambiente y el ambiente competitivo de la empresa, teniendo claro sus diferentes componentes de cada uno de ellos.
Paso tres: Analizarlos recursos de la organización.
• Conlleva en analizarlos diferentes recursos con los que cuenta la organización, como lo son:
• Recursos humanos.
• Recursos financieros.
• Recursos físicos y/o estructurales.
• Recursos tecnológicos.
• Materiales y suministros.
Paso cuatro: Análisis de fuerzas y debilidades internas.
• Este paso se deriva del análisis de los recursos y consiste en identificar aquellas áreas internas que representan los puntos fuertes y débiles de la
organización.
• Se procede a identificarlas oportunidades y amenazas que el ambiente proporciona a la empresa.
• Se evalúan las fuerzas y debilidades de las áreas funcionales de la organización. (Ejemplo:: inventario de las capacidades y recursos de la organización y sus niveles de desempeño generales y funcionales).
Paso cinco: Identificar las oportunidades y amenazas
• Analizado el anterior paso, se procede a identificarlas oportunidades y amenazas específicas que el ambiente proporciona a la empresa.
• Las personas con intereses en la empresa son grupos e individuos que afectan y son afectados por el logro de la misión, las metas y las estrategias de la organización.
Son los diferentes componentes del macro ambiente y el ambiente competitivo
• El análisis ambiental incluye aspectos como la situación macroeconómica y los factores tecnológicos.
Paso seis : Revalorarlas misiones y objetivos de la organización.
En función del análisis diagnóstico FODA, se debe establecer con claridad ,si tanto la misión– visión, objetivos– metas, deben ser revalorar o fortalecidas en función de la competitividad en que se enfrenta la organización en su medio ambiente.
Paso siete : Formular estrategias.
• Elaborados y conocidos los objetivos estratégicos de la organización, se procedea formularlas estrategias para llevar los a cabo. Entre las importantes están la formación de equipos de trabajo, el diseño de un mecanismo que permita a los equipos participar en las toma de decisiones acerca de su trabajo operativo, en el desarrollo de nuevos procedimientos para la
elaboración de nuevos proyectos de trabajo; entre otros, aspectos.
Paso ocho: Implementar estrategias.
. Este paso, corresponde a la implementación, o puesta en marcha de las estrategias después de su formulación con el fin de no perder la visión diagnóstica planteada,
así como el diseño futuro deseado.
. La estrategia debe estar apoyada por decisiones sobre la estructura adecuada de una organización, tecnología, recursos humanos, sistemas de recompensas y de
información, cultura de la organización y estilo de liderazgo.
. En la misma forma que la estrategia de la organización debe adecuarse al ambiente externo, también debe adaptar los múltiples factores responsables de su ejecución.
Paso nueve : Evaluarresultados
Este paso corresponde a la evaluación de resultados, parciales y finales, de las estrategias ya implementadas. Sobre este aspecto cabe señalar la necesidad de diseñar controles estratégicos que permitan realizar una evaluación periódica de los avances en la implementación de las estrategias.
Un sistema de control estratégico está: diseñado para apoyar a los gerentes en la evaluación del avance de la empresa con respecto a su estrategia y para corregir discrepancias.
LA MATRIZ F.O.D.A.
ES UNA HERRAMIENTA MODERNA PARA EL ANALISIS DELA SITUACIÓN DE LA EMPRESA PARA LA TOMA DE DECISIONES.
. Marco conceptual para un análisis sistemático.
• Facilita la “comparación” entre Amenazas con Oportunidades y Fortalezas con Debilidades.
• Punto de partida del modelo son las amenazas.
• Las compañías hacen la planeación estratégica como resultado de crisis, problemas o amenazas.
PARA COMPRENDER MEJOR LA MATRIZ FODA
COMO PRESENTAR UNA MATRIZ FODA
DE MANERA ENTENDIBLE
CUATRO VARIABLES ESTRATEGICAS
JERARQUIA DE LAS ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA
ESTRATEGIAS GENÉRICAS
Estrategia general de liderazgo de costos: Busca reducir los costos de operación, lo que redundará en la posibilidad de ofrecer un menor precio de venta a los clientes y producirá, asimismo mayores ventas y utilidades acumuladas. El objetivo es que una compañía tenga una estructura de bajo costo comparada con sus competidores.
• Estrategias de diferenciación: La compañía que sigue una estrategia de diferenciación intenta ofrecer algo único en la industria en términos de productos y servicios.
• Estrategia enfocada: La compañía que adopta una estrategia enfocada en grupos de clientes especiales, una línea de productos en particular, una región geográfica específica, u otros aspectos que se vuelven punto focal de los esfuerzos de la empresa. En lugar de atender todo el mercado con sus productos y servicios., la empresa puede darle importancia a un segmentos específico del mercado.